Nowa struktura FA(3) – kluczowe zmiany w polach i obowiązkach od 1 lutego 2026
Struktura FA(3) wymaga 37 pól obowiązkowych, o 11 więcej niż w FA(2). System KSeF odrzuci fakturę bez numeru KSeF. Dostawca musi podać GTU, kod PKWiU, procedurę, walutę i jednostkę miary. Brak kodu PKWiU dla faktury 100 000 zł uniemożliwi nadanie numeru KSeF. Faktura traci moc prawną, jeśli system wykryje błąd walidacji.
Faktura ustrukturyzowana 2026 podlega automatycznej weryfikacji XSD. Błędy pojawiają się przy braku NIP, niepoprawnym kodzie GTU lub niezgodności kwot. Komunikat XSD mówi: „Element GTU_01 ma nieprawidłową wartość”. Sprzedawca powinien poprawić dane i wysłać fakturę ponownie. System nie akceptuje plików z błędami logicznymi.
Zakaz daty wstecznej KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026. System nadaje automatyczny znacznik czasu w chwili odbioru XML. Faktura z datą wcześniejszą niż czas nadania trafia do odrzuconych. Brak mocy prawnej oznacza problem z odliczeniem VAT. Kontrahent może odmówić przyjęcia takiego dokumentu.
Załącznik do faktury KSeF musi być w formacie PDF lub XML. Maksymalny rozmiar to 10 MB za plik, maksymalnie 5 plików. Załącznik z specyfikacją towaru zawiera kolumny: nazwa, ilość, cena jednostkowa. System przechowuje załączniki przez 10 lat. Ponadto każdy załącznik wymaga opisu w sekcji Attachment schematu FA(3).
- Numer KSeF – unikalny identyfikator nadawany przez system.
- Kod GTU – grupa towarowa obowiązkowa dla sprzedaży 100 000 zł.
- Kod PKWiU – klasyfikacja produktu wymagana dla towarów.
- Procedura VAT – oznaczenie np. „EE” dla eksportu.
- Kod waluty – PLN, EUR, USD zgodnie z ISO 4217.
- Jednostka miary – sztuka, kg, litr dla każdej pozycji.
- Data wystawienia – musi być zgodna z czasem nadania XML.
| Element | FA(2) | FA(3) |
|---|---|---|
| GTU | opcjonalny | obowiązkowy |
| PKWiU | opcjonalny | obowiązkowy |
| Waluta | PLN domyślnie | kod obowiązkowy |
| Załącznik | brak | PDF/XML ≤10 MB |
| Data wystawienia | dowolna | ≤ czas nadania |
Brak któregokolwiek z nowych elementów powoduje odrzucenie pliku. System zwraca komunikat błędu XSD i nie nadaje numeru KSeF. Sprzedawca ponownie wysyła poprawioną strukturę.
Czy faktura bez kodu PKWiU zostanie odrzucona?
Tak – system KSeF zwróci błąd XSD i nie nada numeru KSeF. Kod PKWiU jest obowiązkowy dla towarów od 1 lutego 2026.
Czy można dodać więcej niż jeden załącznik?
Tak, maksymalnie 5 załączników, każdy do 10 MB. Każdy musi być opisany w sekcji Attachment schematu FA(3).
Czy faktury wystawione przed 1 lutego 2026 podlegają nowym regułom?
Nie – faktury wystawione przed 1 lutego 2026 nie podlegają nowym regułom, ale korekta musi już być w FA(3).
„Nowa struktura FA(3) to największa zmiana w polskim fakturowaniu od 20 lat.” – Ewa Sokołowska
Tryb offline24 i awaryjny – krok po kroku dla firmy od 1 lutego 2026
Tryb offline24 KSeF uruchamia się przy braku internetu, awarii API lub przerwie serwisowej. Firma musi wygenerować fakturę XML z dwoma kodami QR. Termin dosłania to następny dzień roboczy. Brak certyfikatu typu 2 uniemożliwia wystawienie dokumentu.
Certyfikat KSeF typ 2 pobiera się przez Profil Zaufany. Logujesz się w panelu KSeF, wybierasz „Certyfikaty”, pobierasz plik .p12. Certyfikat ważny jest 2 lata. Następnie instalujesz go w programie księgowym. Generator kodu QR używa certyfikatu do podpisu elektronicznego.
Kody QR na fakturze występują parami. Pierwszy zawiera dane faktury: NIP, kwotę, datę. Drugi zawiera podpis certyfikatem typu 2. Minimalny wymiar to 30×30 mm. Ponadto kody muszą być czytelne dla skanerów urzędowych. System weryfikuje poprawność podpisu przy dosłaniu.
Przesyłanie faktury po awarii musi nastąpić do 16:00 następnego dnia roboczego. Karą jest 100% kwoty VAT za każdy dzień zwłoki. Przykład: faktura 50 000 zł netto + 23% VAT = 61 500 zł. Kara wynosi 11 500 zł za dzień. Jednak przy sile wyższej można wnioskować o uchylenie kary.
- Sprawdź dostępność KSeF na stronie gov.pl.
- Uruchom program w trybie tryb awaryjny KSeF.
- Wystaw fakturę XML zgodnie ze schematem FA(3).
- Generuj dwa kody QR z certyfikatem typu 2.
- Wyślij plik do KSeF najpóźniej następnego dnia.
- Zachowaj potwierdzenie nadania z numerem KSeF.
| Tryb | Termin dosłania | Kara |
|---|---|---|
| offline24 | 1 dzień roboczy | 100% VAT |
| offline | 1 dzień po awarii | 100% VAT |
| awaryjny | 7 dni roboczych | 100% VAT |
| force majeure | po ustaniu przyczyny | 0% przy uchyleniu |
Możliwość uchylenia kary wymaga złożenia wyjaśnienia do US w ciągu 7 dni. Należy opisać przyczynę i dołączyć dowody np. zaświadczenie operatora o awarii sieci.
Co zrobić, jeśli nie uda się dosłać faktury w terminie?
Należy niezwłocznie uzupełnić brak w KSeF i złożyć wyjaśnienie do US. W razie sily wyższej (np. powódź) można wnioskować o uchylenie kary.
Czy drugi kod QR można wygenerować później?
Nie – oba kody muszą być na dokumencie w chwili wystawienia. Brak drugiego kodu unieważnia fakturę w trybie offline24.
Kiedy należy pobrać certyfikat typu 2?
Najpóźniej do 25 stycznia 2026 – procedura trwa do 24 h. Testuj tryb offline24 w środowisku testowym KSeF od 30 września 2025.
„Tryb offline24 to bufor bezpieczeństwa, ale tylko przy spełnieniu wszystkich formalności.” – Dawid Rejmer
Konsekwencje prawne i sankcje – co grozi za błędy w FA(3) po 1 lutego 2026
Sankcje KSeF 2026 sięgają 100% kwoty VAT za brak numeru KSeF. Druga kara to 18,7% wartości brutto. Przykład: faktura 100 000 zł netto + 23% VAT = 123 000 zł brutto. Sprzedawca musi zapłacić 23 000 zł kary. Dlatego każda faktura wymaga numeru KSeF przed wysłaniem do kontrahenta.
Odliczenie VAT a FA(3) zależy od obecności faktury w systemie. Nabywca traci prawo do odliczenia, gdy faktura nie trafi do KSeF. Przykład: zakup 50 000 zł netto + 11 500 zł VAT. Brak numeru KSeF blokuje odliczenie. Jednak interpretacja KIS z 2 stycznia 2026 chroni nabywcę przy realnej transakcji.
Interpretacja KIS KSeF o sygnaturze 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO zapewnia: nabywca zachowuje odliczenie, gdy dostawca wyśle fakturę poza KSeF. Warunkiem jest rzeczywistość transakcji i status podatnika VAT. Na przykład spółka otrzymuje fakturę PDF od kontrahenta. Powinna zachować dowód zapłaty i korespondencję.
Korekta faktury KSeF wymaga 7-dniowego terminu od dnia wykrycia błędu. Korekta musi być wystawiona w strukturze FA(3) i przesłana do KSeF. Przykład: błędna stawka 23% zamiast 8%. Sprzedawca wysyła korektę z kodem KOR. Następnie system nadaje nowy numer KSeF. Stara faktura pozostaje w archiwum.
- Brak kary KSeF przy sile wyższej – np. powódź, cyberatak.
- Błąd w kwocie ≤1 zł – urząd może odstąpić od kary.
- Korekta w ciągu 7 dni – chroni przed większą sankcją.
- Faktura w testowym KSeF – nie podlega sankcjom.
- Transakcje poniżej 100 zł – kara może być uchylona.
| Kwota netto | Kara 100% VAT | Kara 18,7% |
|---|---|---|
| 10 000 zł | 2 300 zł | 2 151 zł |
| 50 000 zł | 11 500 zł | 10 755 zł |
| 100 000 zł | 23 000 zł | 21 510 zł |
| 500 000 zł | 115 000 zł | 107 550 zł |
Możliwość zmniejszenia kary występuje w trybie art. 112a § 2 Ordynacji. Warunkiem jest złożenie wyjaśnień i dowód niskiej winy. Organ ocenia częstotliwość naruszeń i współpracę podatnika.
Czy nabywca straci odliczenie, gdy dostawca wyśle fakturę poza KSeF?
Nie – zgodnie z interpretacją KIS z 2 stycznia 2026 r. prawo do odliczenia zachowa, jeśli transakcja jest realna i pozostałe warunki są spełnione.
Ile czasu mam na złożenie korekty?
7 dni od dnia, w którym dowiedziałeś się o błędzie. Korekta musi być wystawiona w strukturze FA(3) i przesłana do KSeF.
Czy kara jest nakładana automatycznie?
Nie – organ ocenia stopień winy i częstotliwość naruszeń. Indywidualna decyzja może zmniejszyć lub uchylic karę.
„Nabywcy nie muszą obawiać się utraty odliczenia za błędy dostawców – to znaczące uspokojenie rynku.” – Paweł Huczko
- Dokumenty:
- Interpretacja KIS z 2 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.857.2025.1.MSO
- Ordynacja podatkowa art. 112a
