Co się zmienia: załącznik jako integralny węzeł XML w FA(3) od 1 lutego 2026
Załącznik jako integralny węzeł XML zastępuje dotychczasowy plik PDF lub JPG. Dotąd wysyłałeś fakturę i osobny obrazek lub skan. Od lutego tworzysz jeden plik XML zgodny ze schematem FA(3). Struktura zawiera węzeł Zalacznik, w którym umieszczasz dane podatkowe. Na przykład rozliczenie energii dla 45 punktów poboru mieści się w tabeli wewnątrz XML. Plik musi być jeden, więc proces wysyłki się upraszcza. KSeF nie przyjmie już dwóch odrębnych dokumentów.
Limit 3 MB obowiązuje całą fakturę wraz z załącznikiem. System odrzuci plik większy niż 3 145 728 bajtów. Błąd wyświetli komunikat HTTP 413 Payload Too Large. Firma może stracić możliwość wystawienia faktury w terminie. Dlatego sprawdzaj rozmiar przed wysłaniem. Dane niepotrzebnie zwiększają objętość, więc usuwaj puste wiersze.
Dostawcy mediów, operatorzy telekomunikacyjni, stacje paliw oraz firmy leasingowe objęli obowiązkiem odbioru od 1 lutego 2026. Próg 200 mln zł sprzedaży z 2024 r. decyduje o przymusie. Podatnik powinien zweryfikować swoją branżę i przygotować system. Brak odbioru faktury z załącznikiem grozi sankcją karną skarbową.
Automatyzacja księgowania staje się możliwa dzięki jednolitemu formatowi XML. Dane trafiają bezpośrednio do ERP. Na przykład zwrot VAT możliwy jest w 40 dni zamiast 60. XML umożliwia import do-ERP bez ręcznego przepisywania. Każda firma musi dostosować oprogramowanie do nowej struktury.
- FA(3) zawiera jeden plik XML zamiast dwóch.
- Dane podatkowe mieszczą się w węźle Zalacznik.
- Limit 3 MB chroni system przed przeciążeniem.
- Brak PDF – załącznik jest częścią kodu XML.
- 10 lat archiwum – KSeF przechowuje dokument przez dekadę.
Porównanie struktur pokazuje, jak zmieni się plik:
| Cecha | FA(2) | FA(3) |
|---|---|---|
| Rozmiar | 1 MB | 3 MB |
| Załącznik | osobny plik | węzeł XML |
| Rodzaj danych | dowolny | tylko podatkowe |
| Termin | do 31.01.2026 | od 01.02.2026 |
Migracja do FA(3) jest obowiązkowa do 1 lutego 2026. System nie przyjmie starszej struktury.
Kto i kiedy musi zgłosić chęć wystawiania faktur z załącznikiem – procedura w e-US do 3 dni
Zgłoszenie w e-US jest konieczne przed pierwszą fakturą z załącznikiem. Podatnik musi wskazać NIP, e-mail i rodzaj czynności. Na przykład dostawa energii elektrycznej 15 tys. faktur miesięcznie wymaga uzasadnienia. Zgłoszenie musi zawierać uzasadnienie potrzeby. Procedura trwa 3 dni robocze. Ministerstwo Finansów aktywuje funkcję w KSeF 2.0 i wysyła potwierdzenie.
Podwójny obieg dokumentów grozi firmie, jeśli zgłoszenie nie zostanie złożone. Faktura XML trafi do KSeF, ale brak aktywacji wymusi wysłanie PDF osobno e-mailem. Odbiorca może opóźnić płatność o średnio 7 dni. Firma może stracić płynność, dlatego termin zgłoszenia jest kluczowy.
- Wskaż NIP w zgłoszeniu.
- Opisz czynność – np. dostawa paliw.
- Podaj liczbę faktur miesięcznie.
- Podaj średni rozmiar w kilobajtach.
- Złóż przez UKO, jeśli jesteś spółką.
- Potwierdź e-mailem w ciągu godziny.
Terminarz aktywacji wygląda następująco:
| Dzień | Czynność | Uwaga |
|---|---|---|
| D0 | Złożenie zgłoszenia | Godzina 15:00 |
| D1 | Weryfikacja przez MF | Sprawdzanie parametrów |
| D2 | Aktywacja funkcji | E-mail z potwierdzeniem |
| D3 | Pierwsza faktura | XML z węzłem Zalacznik |
Zgłoszenia obsługiwane są FIFO. Opóźnienie składa się o kolejne 24 h.
Pytanie
Czy mogę zgłosić załącznik w styczniu 2026 i wystawiać od razu 1 lutego?
Tak, jeśli zgłosisz do 29 stycznia masz gwarantowaną aktywację przed 1 lutego. Zgłoszenia złożone 31 stycznia mogą zostać rozpatrzone po terminie, co narazi firmę na podwójny obieg.
Pytanie
Czy darmowa aplikacja MF obsłuży załączniki?
Nie. Tylko systemy zintegrowane przez API (ERP, księgowe) mogą wysyłać węzeł Zalacznik. Musisz mieć takie oprogramowanie lub skorzystać z biura rachunkowego.
Jakie dane można, a jakich nie wolno umieścić w załączniku – whitelist vs blacklist MF
Dozwolone dane podatkowe to jedynie treści związane z opodatkowaniem. Możesz umieścić jednostki miary, ceny jednostkowe, numery liczników, taryfę G11, numer rejestracyjny pojazdu. Dane muszą mieć charakter podatkowy. Na przykład zużycie energii w kWh jest podstawą opodatkowania. Ministerstwo Finansów zatwierdza wyłącznie te kolumny.
Odebranie uprawnień grozi, gdy w załączniku znajdą się zakazane treści. MF może cofnąć zgodę na 2 lata. Treść marketingowa czy umowa automatycznie uruchamiają blokadę. Dlatego sprawdzaj każdą komórkę przed wysłaniem. Błąd kosztuje utratę możliwości wystawiania faktur z załącznikiem.
| Dozwolone | Zakazane |
|---|---|
| Jednostki miary | Umowy |
| Ceny jednostkowe | Protokoły odbioru |
| Numery liczników | Cenniki |
| Taryfy | Oferty |
| Numery pojazdów | Treści marketingowe |
Praktyczne wskazówki pomogą uniknąć błędów:
- Przygotuj szablon CSV z dozwolonymi kolumnami.
- Zabezpiecz proces walidacji XML przed wysyłką.
- Przeprowadź szkolenie dla osób wystawiających faktury.
Powielenie treści z umowy w załączniku może skutkować natychmiastowym cofnięciem uprawnień. Zachowaj ostrożność i stosuj się do whitelisty Ministerstwa Finansów.
